Information organizedInformation organiséeFields matched to the client recordChamps associés au dossier client
ReadyPrêt
Practical automation for small service businesses Automatisation pratique pour petites entreprises de services
Less chasing. Faster follow-up. A clearer view. Moins de suivis. Des réponses plus rapides. Une vue plus claire.
K Solutions AI maps and automates one repeated admin workflow at a time—from intake and document collection to reminders and weekly reporting—without rebuilding the way your business works. K Solutions AI cartographie et automatise un processus administratif répétitif à la fois — de l’accueil et la collecte de documents aux rappels et rapports hebdomadaires — sans reconstruire votre façon de travailler.
- Multilingual where neededMultilingue au besoin
- Privacy-aware designConception attentive à la confidentialité
- Human review where it mattersValidation humaine aux étapes clés
New request receivedNouvelle demande reçue
Form + 3 attachmentsFormulaire + 3 pièces jointes
NowMaintenant
Missing item flaggedÉlément manquant signaléReminder prepared for reviewRappel préparé pour validation
ReviewValider
Owner view updatedVue dirigeant mise à jourNext action stays visibleLa prochaine action reste visible
NextEnsuite
Workflow finderExplorateur de flux
Where does admin pile up?Où l’administration s’accumule-t-elle?
Choose the repeated task that feels most familiar. The example updates to show a sensible first workflow—not a promise that every business should work the same way.Choisissez la tâche répétitive qui vous ressemble. L’exemple montre un premier flux logique — sans présumer que toutes les entreprises travaillent de la même façon.
01
Client document collectionCollecte de documents clients
Stop searching three inboxes for one complete file.Cessez de chercher un dossier complet dans trois boîtes de réception.
Collect requests in one place, track what is missing, and prepare consistent reminders for review.Centralisez les demandes, suivez les éléments manquants et préparez des rappels cohérents à valider.
1Request receivedDemande reçueForm, email, or uploadFormulaire, courriel ou dépôt
2Items organizedÉléments organisésFile status updatedStatut du dossier mis à jour
3Reminder reviewedRappel validéHuman approval as neededApprobation humaine au besoin
4Next action visibleProchaine action visibleTeam knows what is blockedL’équipe voit ce qui bloque
02
Inquiry intake and follow-upAccueil et suivi des demandes
Give every new inquiry a clear owner and next step.Donnez à chaque nouvelle demande un responsable et une prochaine étape.
Capture the request, route it to the right person, and keep follow-up visible without relying on memory.Saisissez la demande, dirigez-la vers la bonne personne et gardez le suivi visible sans dépendre de la mémoire.
1Inquiry capturedDemande saisieSource and details recordedSource et détails consignés
2Request routedDemande acheminéeRight person is notifiedLa bonne personne est avisée
3Reply approvedRéponse approuvéeContext stays with the leadLe contexte reste avec le prospect
4Next step trackedProchaine étape suivieOpen loops remain visibleLes suivis ouverts restent visibles
03
Appointment preparationPréparation des rendez-vous
Make preparation and reminders more consistent.Rendez la préparation et les rappels plus cohérents.
Send the right preparation information, track responses, and flag anything that needs staff attention.Envoyez les bonnes consignes, suivez les réponses et signalez ce qui nécessite l’attention de l’équipe.
1Booking confirmedRendez-vous confirméService and timing recordedService et horaire consignés
2Prep sentPréparation envoyéeInstructions match the visitConsignes adaptées à la visite
3Exceptions reviewedExceptions validéesStaff handles what needs judgmentL’équipe gère ce qui exige du jugement
4Status updatedStatut mis à jourFront desk sees what is readyL’accueil voit ce qui est prêt
04
Weekly owner visibilityVisibilité hebdomadaire du dirigeant
See the open loops before they become surprises.Voyez les suivis ouverts avant qu’ils deviennent des surprises.
Bring open leads, client files, invoices, and next actions into one concise weekly view.Regroupez prospects, dossiers clients, factures et prochaines actions dans une vue hebdomadaire concise.
1Statuses collectedStatuts regroupésFrom the tools already in useDepuis les outils déjà utilisés
2Priorities groupedPriorités regroupéesBlocked, due, and waitingBloqué, à faire et en attente
3Owner reviewsLe dirigeant valideDecisions stay humanLes décisions restent humaines
4Actions assignedActions assignéesThe week starts with clarityLa semaine commence clairement
Illustrative workflows. The real design starts with your process, tools, permissions, and review needs.Flux à titre d’exemple. La conception réelle commence par votre processus, vos outils, vos accès et vos besoins de validation.
How we workNotre méthode
Make the workflow useful before making it clever.Rendre le flux utile avant de le rendre sophistiqué.
The goal is a maintainable system your team can understand—not an opaque layer of AI your business has to work around.L’objectif est un système durable que votre équipe comprend — pas une couche d’IA opaque autour de laquelle votre entreprise doit s’adapter.
Talk through one bottleneckDiscuter d’un goulotMapCartographier
Understand the current steps, handoffs, exceptions, and real source of friction.Comprendre les étapes, transferts, exceptions et la véritable source de friction.
BuildConstruire
Connect the required tools, templates, routing rules, and review points.Connecter les outils, modèles, règles d’acheminement et points de validation nécessaires.
Hand offTransmettre
Test with real scenarios, document the process, and show the team how it works.Tester avec des scénarios réels, documenter le processus et former l’équipe.
RefineAméliorer
Adjust after real use, while keeping new build work clearly scoped.Ajuster après l’usage réel, tout en gardant les nouveaux travaux clairement délimités.
Admin cost snapshotAperçu du coût administratif
What does the repeated work cost today?Que coûte le travail répétitif aujourd’hui?
Estimate the current monthly labour cost of one manual task. This is an illustrative snapshot—not a savings or ROI guarantee.Estimez le coût mensuel actuel d’une tâche manuelle. Il s’agit d’un aperçu indicatif — pas d’une garantie d’économies ou de rendement.
weekly hours × people × hourly cost × 4.33heures/semaine × personnes × coût horaire × 4,33
Estimated current admin costCoût administratif actuel estimé
per month for this taskpar mois pour cette tâche78 hof team time each monthde temps d’équipe chaque mois
A clear first stepUne première étape claire
Start as small as the problem allows.Commencez aussi petit que le problème le permet.
Choose clarity first, or move directly to one fixed-scope implementation when the workflow is already well understood.Commencez par clarifier, ou passez directement à une implantation à portée fixe lorsque le flux est déjà bien compris.
15-minute Workflow Leak CheckDiagnostic de flux de 15 minutes
FreeGratuit
A focused call to decide whether one repeated workflow is worth mapping or fixing.Un appel ciblé pour déterminer si un flux répétitif mérite d’être cartographié ou amélioré.
Start hereCommencer iciWorkflow Leak AuditAudit des fuites de flux
$750CAD
Interview, current-state map, bottleneck and risk summary, automation plan, and fixed-scope proposal.Entrevue, carte du processus actuel, résumé des goulots et risques, plan d’automatisation et proposition à portée fixe.
Discuss an auditDiscuter d’un auditOperations Automation SprintSprint d’automatisation des opérations
fromà partir de$2,500CAD
One live workflow, templates, integrations, testing, documentation, team handoff, and one refinement pass.Un flux fonctionnel, modèles, intégrations, tests, documentation, transfert à l’équipe et une passe d’amélioration.
Scope one workflowDéfinir un fluxMonthly OptimizationOptimisation mensuelle
Capped monitoring, small adjustments, and support for a live workflow after launch.Suivi plafonné, petits ajustements et soutien d’un flux actif après le lancement.
FAQ
Useful questions before automating.Les bonnes questions avant d’automatiser.
Good automation should reduce ambiguity, not create more of it.Une bonne automatisation réduit l’ambiguïté au lieu d’en créer davantage.
Do we need to replace our current software?Devons-nous remplacer nos logiciels actuels?
Usually, the first step is to assess what already works and where information falls between tools. A recommendation to change software should have a clear operational reason.La première étape consiste généralement à évaluer ce qui fonctionne déjà et où l’information se perd entre les outils. Un changement de logiciel doit répondre à une raison opérationnelle claire.
Can people approve messages or decisions?Une personne peut-elle approuver les messages ou décisions?
Yes. Human review can be placed wherever context, judgment, or sensitivity matters. The workflow should make those review points clear.Oui. Une validation humaine peut être placée partout où le contexte, le jugement ou la sensibilité l’exigent. Le flux doit rendre ces étapes évidentes.
What about sensitive client information?Qu’en est-il des renseignements clients sensibles?
Data access, retention, permissions, and tool choices are considered during the design. K Solutions AI provides privacy-aware workflow design, not legal or compliance advice.Les accès, la conservation, les permissions et le choix des outils sont considérés durant la conception. K Solutions AI offre une conception attentive à la confidentialité, et non des conseils juridiques ou de conformité.
Can client messages be multilingual?Les messages clients peuvent-ils être multilingues?
Yes. Intake forms, reminders, and templates can be prepared in the languages the workflow requires, with review before they go live.Oui. Les formulaires, rappels et modèles peuvent être préparés dans les langues requises, avec validation avant leur mise en service.
Why start with only one workflow?Pourquoi commencer avec un seul flux?
A focused scope is easier to test, document, train, and improve. It also gives the business a clearer basis for deciding what deserves attention next.Une portée ciblée est plus facile à tester, documenter, enseigner et améliorer. Elle donne aussi une base plus claire pour choisir la prochaine priorité.
Start with the repeated taskCommencez par la tâche répétitive
What admin task does your team repeat every week?Quelle tâche administrative votre équipe répète-t-elle chaque semaine?
Tell us where it gets delayed, missed, or duplicated. We’ll help identify a sensible first step.Dites-nous où le travail est retardé, oublié ou dupliqué. Nous vous aiderons à identifier une première étape logique.